Porządek kluczem do sukcesu firmy

Ważnym, a często pomijanym aspektem sukcesu rynkowego firmy jest właściwa organizacja pracy. Dlatego warto odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego niektóre podmioty osiągają spektakularne efekty, a inne, choć dysponujące podobnym potencjałem, nie potrafią pokonać pewnej bariery i rozwinąć się na miarę swoich możliwości.

Na rynku funkcjonuje wiele firm, które znalazły się wśród najlepszych na świecie nie tylko dzięki pomysłowi na biznes, ale przede wszystkim znakomitej organizacji pracy: logistyki, produkcji i dystrybucji. – To firmy właściwie „poukładane”, działające niczym szwajcarski zegarek. Dostrzeżenie, a następnie uświadomienie sobie istniejących problemów organizacyjnych to połowa drogi do sukcesu. „Całną pulę” zgarniemy tylko wówczas,

gdy uda się nam wyeliminować te mankamenty – zauważa Marek Wasiuk, szef firmy Domago zajmującej się doradztwem w zakresie funkcjonowania przedsiębiorstw, twórca innowacyjnej e-platformy do planowania produkcji ePlaneo.

Po pierwsze, posprzątajmy
Warto zadbać o uporządkowanie nie tylko przestrzeni ekspozycyjnej i biurowej, z którą ma do czynienia klient, ale również zająć się magazynem i halami produkcyjnymi. To ważne nie tylko ze względów estetycznych, ale również z uwagi na efektywność pracy. Swoje wyraźnie oznaczone miejsce muszą mieć poszczególne wyroby gotowe, a także surowce i półprodukty, odpady czy zużyte opakowania.

– Rozwiązaniem jest wydzielenie specjalnych stref, w których składowane są poszczególne materiały i towary. Warto zatem stworzyć pola odkładcze na surowiec do produkcji, odpad poprodukcyjny do wykorzystania, odpad do utylizacji, półwyrób, czy wyrób gotowy. Należy też wydzielić ciągi komunikacyjne zapewniające odpowiednie bezpieczeństwo. Bałagan utrudnia zarazem przepływ informacji nt. liczby wyrobów czy wielkości zapasów oraz przepływ materiałowy – ocenia Marek Wasiuk.
Często się zdarza, że w magazynie, ale też w przestrzeni produkcyjnej wszystko znajduje się w jednym miejscu. To powoduje nie tylko spadek efektywności pracy, bo zajmuje czas na selekcję i odnalezienie potrzebnych aktualnie materiałów, ale też może się wiązać z ryzykiem wypadku.
Truizmem jest twierdzenie, że zarówno maszyny, jak i wykorzystywane narzędzia powinny być zawsze sprawne, czyste, gotowe do pracy, a przy tym mieć zawsze swoje stałe i niezmienne miejsce przechowywania. – Choć to z pozoru oczywiste, nie wszyscy zwracają uwagę na to, że nie tylko systematyczne serwisowanie narzędzi, utrzymywanie ich w czystości czy konserwacja po zakończeniu pracy, lecz również odkładanie we właściwe przynależne im miejsce ogranicza ryzyko przestoju produkcji w przypadku awarii, ale też skutecznie wspiera efektywność pracy, ponieważ pracownicy nie muszą tracić cennego czasu na poszukiwanie danego instrumentu lub czyszczenie go przed przystąpieniem do pracy – dodaje Marek Wasiuk.

W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych warto również zadbać o szablony niezbędne do tworzenia wyrobów. Powinny być przechowywane tak jak dokumentacja technologiczna. Muszą być odpowiednio zabezpieczone, aby nie uległy przypadkowemu uszkodzeniu, które może spowodować przestój maszyny. Warto przy okazji przeanalizować przydatność poszczególnych narzędzi przechowywanych na stanowiskach produkcyjnych, bo może się okazać, że jest ono wyposażone w wiele nieużywanych instrumentów niepotrzebnie zajmujących miejsce.

Plany produkcyjne i jakość
Zarówno plan produkcji, jak i harmonogram główny powinny być prezentowane w postaci wykresu Ganta. Dzięki temu otrzymamy pełen obraz obłożenia produkcyjnego w danym momencie. – Częstym błędem, który uwidacznia się w trakcie analizy dziennych kart pracy, są źle ustalone wskaźniki. Mogą przedstawiać wartości idealne i uśrednione nieodnoszące się do realnych sytuacji. W efekcie, jeśli plan produkcji zakłada wykonanie zlecenia w ciągu np. 5 godz., zapisy z tygodniowej karty pracy pokazują, że zlecenie zostało zrealizowane w 8 godz. Tracimy więc czas i niepotrzebnie spada nasza wydajność – stwierdza Marek Wasiuk.

Kolejnym niuansem, na który warto zwrócić szczególną uwagę, jest wbudowany w proces produkcyjny system jakości. Brak takiego wewnętrznego „zaworu bezpieczeństwa” może powodować utratę jakości wytwarzanych produktów. Warto stosować dokumentację jakościową na stanowiskach pracy czy wizualizacje przykładów wad jakościowych. Dla zabezpieczenia odpowiedniej jakości należałoby również wprowadzić

punkty kontrolne podczas produkcji, metody weryfikacji i oceny dopuszczalnych wad. – Jakość powinna być oceniana na podstawie przyjętych standardów i norm, a nie np. w oparciu o doświadczenie pracownika. Dobrą praktyką może się również okazać odbiór jakościowy produktu gotowego, a także wprowadzenie strefy kompletacji elementów składowych wyrobu przed procesem montażu – radzi Marek Wasiuk.

Szalenie istotnym elementem, który wpływa na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, są zasoby ludzkie. Firma będzie miała ograniczone możliwości rozwoju, jeśli nie zadba o systematyczne podnoszenie kwalifikacji załogi, szczególnie o szkolenie nowych pracowników. Jak zauważa Marek Wasiuk, po prostu, doświadczeni pracownicy niechętnie dzielą się swoją wiedzą z nowymi. Wynika to ze zwykłej ludzkiej obawy o stanowisko pracy. Jednak wdrożenie odpowiednich procedur w tym zakresie zabezpiecza właściwy poziom rozwoju i daje firmie gwarancję, że mądrze inwestuje w nowych pracowników.

Jak wykorzystać posiadany potencjał?
Firmy coraz częściej dysponują zaawansowanymi narzędziami teleinformatycznymi, które w założeniu powinny wspierać ich efektywność i usprawniać funkcjonowanie organizacji. Często jest to tylko teoria, bo w praktyce przedsiębiorstwa nie potrafią umiejętnie i właściwie tego wykorzystać, mogąc w ten sposób zbudować przewagę konkurencyjną na rynku. Np. systemy magazynowe usprawnią procesy logistyczne i produkcyjne pod warunkiem, że w firmie będzie porządek, wszystkie towary i surowce będą miały swoje miejsce etc.

Podobnie z zaawansowanymi technologicznie urządzeniami kupionymi np. w ramach przyznanej dotacji unijnej. Przedsiębiorstwo posiada takie narzędzia, bo otrzymało na ich zakup dofinansowanie, ale nie do końca ma świadomość, jak je odpowiednio wykorzystać. Często powodem tego jest niekompetencja pracowników. Nie inaczej jest w przypadku coraz popularniejszych systemów wspomagających proces planowania produkcji. – Tego typu rozwiązania zwiększą wydajność, pozwolą zyskać przewagę na rynku, ale warunkiem powodzenia musi być uporządkowanie wielu aspektów funkcjonowania firmy. Inaczej mówiąc, pierwszy jest porządek i dobra organizacja, a reszta, w tym innowacyjne technologie, znajduje się na drugim i dalszych miejscach – konkluduje MarekWasiuk.